Henkilötietojen käsittely Virtual Manager Oy:ssä

Virtual Manager Oy on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tämä tietosuojaseloste koskee Virtual Manager Oy:n asiakkaistaan, alihankkijoistaan, markkinointikanavissaan vierailevista henkilöistä sekä muista mahdollisista sopimuskumppaneista keräämiä henkilötietoja.

Rekisterinpitäjä / henkilötietojen käsittelijä

Nimi: Virtual Manager Oy
Osoite: Sorsanpolku 2, 13210 Hämeenlinna 
Puhelin: +358 (0) 40 913 6960

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Nina Ranimaa 
Yhteystiedot: nina@virtualmanager.fi, puh. +358 40 913 6960

Henkilötietorekisterit ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Osakasluettelo: lakisääteinen osakeyhtiölain (624/2004) 3 luvun 15 §:n mukaan osakkaista pidettävä luettelo

Luettelo yrityksen hallintoelimistä ja tilintarkastajista: hallituksen jäsenet ja toimitusjohtaja sekä tilintarkastajat

Alihankkijarekisteri: alihankintasopimuksiin liittyviä velvoitteita varten tarvittavien tietojen hallinnointi ja tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi tarvittavien tietojen hallinnointi (laki tilaajan velvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä 1233/2006)

Asiakasrekisteri: asiakkuuksiin liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien hallinnointi

Verkkosivuilla vierailevat: kun vierailet jollain verkkosivullamme, sivustomme tallentaa päätelaitteellesi evästeitä eli pieniä tekstitiedostoja. Osa evästeistä on teknisiä evästeitä, jotka mahdollistavat verkkopalvelumme toimivuuden ja joiden avulla pystymme tarjoamaan sinulle parempaa palvelua. Osa evästeistä edellyttää suostumustasi tietojen keräämiseen. Tällaisia ovat mm. sosiaalisen median seurantaevästeet tai käyttötottumuksia seuraavaa mainontaa varten käytettävät kolmannen osapuolen evästeet. 

Rekisterien tietosisältö

Osakasluettelo: lakisääteiset osakeyhtiölain (624/2004) 3 luvun 15 §:n mukaan osakkaista pidettävä luettelo.

Luettelo yrityksen hallintoelimistä ja tilintarkastajista:

• nimi, osoite, muut yhteystiedot
• henkilötunnus

Alihankkijarekisteri: alihankkijasopimuksiin liittyvien velvoitteiden hoitamiseen liittyvät tiedot:

• alihankkijasopimukseen kirjatut yhteystiedot, kuten nimi, puhelin, osoite ja sähköposti
• tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi tarvittavat tiedot (laki tilaajan velvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä 1233/2006)

Asiakasrekisterin tiedot

• asiakkaan yhteyshenkilöiden nimi ja yhteystiedot

Evästeiden avulla mahdollisesti kerättävät tiedot

• henkilötietoja kuten IP-osoite tai laitetunniste
• tietoja, jotka koskevat käyttäjän käyttötottumuksia

Tietolähteet

Osa tiedoista kerätään osakkaalta, hallituksen jäseneltä, toimitusjohtajalta, tilintarkastajalta tai sopimuskumppanilta itseltään. Osa tiedoista kerätään verkkosivuston tai sosiaalisen median seurantojen kautta.

Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietojen luovutus:

Osakasluettelo, luettelo hallintoelimiin kuuluvista henkilöistä ja tilintarkastajat, alihankkijarekisteri ja asiakasrekisteri.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Evästeiden avulla kerättävät tekniset ja seurantatiedot tallentuvat kolmansien osapuolten järjestelmien tai kanavien toimesta. Tällaisia ovat mm. verkkosivuohjelma Sitejet Builder tai sosiaalisen median kanavat.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Manuaalinen ja sähköinen aineisto 

Henkilötietojen käsittelijöiden vastuulla on huolehtia hallussaan olevien sähköisen aineiston suojaamisesta asianmukaisella tavalla. Erityistä huolellisuutta edellytetään sähköisten järjestelmien osalta. Arkaluontoista tietoa ei lähetetä sähköpostitse tai muulla suojaamattomalla tavalla.

Tarkastusoikeus ja virheellisen tiedon korjaaminen

Jokaisella on oikeus tarkastaa, onko omia tietoja tallennettu rekisteriin ja saada pyydettäessä tieto siitä, mitä tietoja rekisterissä on. Lisäksi jokaisella on oikeus vaatia oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen, oman henkilötiedon. Korjauspyynnön voi tehdä kirjallisesti lähettämällä sähköpostia osoitteeseen nina@virtualmanager.fi.